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Captación · Guía práctica
Organiza solicitudes, estados y próximas acciones con un cuaderno Excel importable en Google Sheets.
Diseña para saber qué hacer después
La función principal de este CRM es que ninguna oportunidad quede sin responsable y próxima acción. Una tabla de nombres no resuelve el seguimiento. Decide primero qué etapa representa cada estado.
En esta versión una fila representa una oportunidad comercial. Si una persona solicita dos servicios independientes, puedes tener dos oportunidades vinculadas a un identificador de contacto. Si necesitas relaciones complejas o permisos detallados, una herramienta CRM especializada puede resultar más adecuada.
1. Importa la plantilla
Descarga el cuaderno Excel incluido en los recursos y utiliza la pestaña Oportunidades. Para trabajar en Google Sheets, abre una hoja nueva, usa Archivo → Importar y selecciona el archivo. Revisa fechas, desplegables y encabezados después de importar. Crea una hoja nueva para conservar otros datos.
La plantilla contiene ID, fecha, origen, campaña, oportunidad, estado, cualificado, motivo de descarte, responsable, próxima acción, fecha de acción, importe y cierre. Elimina la fila ficticia cuando hayas entendido el ejemplo.
2. Define los estados
Propuesta inicial: Nuevo, Contacto iniciado, Conversación, Cualificado, Presupuesto enviado, Ganado y Perdido. Cualificado significa que cumple tus criterios de encaje; ganado significa que se ha producido el hito comercial que defines como venta.
Crea un desplegable para Estado mediante las opciones de validación de datos o inserción de desplegables disponibles. No utilices varios estados con el mismo significado. Añade una nota con la definición para que todos clasifiquen igual.
3. Normaliza fechas e importes
Configura la ubicación de la hoja y comprueba cómo interpreta fechas y decimales. Introduce una fecha de prueba y ordénala para verificar que no se trata como texto. La plantilla Excel almacena las fechas como valores de fecha; comprueba que la importación conserva ese tipo.
Separa el importe propuesto del ingreso realmente conseguido si tu proceso lo requiere. No sumes presupuestos pendientes como ventas. Usa el identificador para localizar posibles duplicados antes de combinar importaciones.
4. Crea una revisión diaria
Activa filtros y muestra las oportunidades abiertas cuya fecha de próxima acción ha llegado o está vacía. Trabaja primero las vencidas y asigna responsable a las nuevas. Después de cada conversación, actualiza estado y siguiente acción.
Ejemplo ficticio: EAM-DEMO-001, origen Meta, estado Contacto iniciado, próxima acción «confirmar alcance». Si no responde, registra el intento y la siguiente acción conforme a tu proceso; no marques perdido sin un criterio compartido.
5. Revisa calidad y cierre
Filtra por origen y periodo para contar solicitudes, cualificados y ganados. Utiliza cohortes suficientemente maduras: las oportunidades de esta semana pueden seguir abiertas.
Mantén el acceso restringido a quienes deban trabajar esos datos y utiliza identificadores anónimos en informes públicos. Esta hoja no necesita almacenar información personal sensible para enseñar a medir el recorrido.
Comprueba que la hoja te ayuda
Añade tres oportunidades ficticias: una nueva, una con tarea vencida y una ganada. Debes poder localizar la vencida, identificar quién la atiende y excluir la ganada de las tareas abiertas.
Si no puedes realizar esas tres acciones, simplifica campos y filtros antes de importar contactos reales. Un sistema sencillo que se actualiza resulta más útil que una plantilla compleja abandonada.
Comprueba tu trabajo
- Una fila representa una oportunidad.
- Los estados tienen definición.
- Las fechas son fechas reales.
- Hay responsable y próxima acción.
- Los importes pendientes no se cuentan como ventas.
Abrir las plantillas y la calculadora de captación →
Cuando el registro esté completo, puedes añadir un modelo sencillo de lead scoring para ordenar prioridades. Para contactos que todavía están valorando una solución, prepara una secuencia de lead nurturing con condiciones de salida.
Continúa con la siguiente tarea
- Cómo hacer seguimiento de presupuestos con contexto y próximas acciones
- Los leads de Meta Ads no responden: cómo localizar el problema
- Cuadro de mando de captación: de la inversión al cliente conseguido
Los ejemplos numéricos y negocios de esta guía son ilustrativos, salvo indicación expresa. Las interfaces pueden variar entre cuentas y versiones. Revisa las opciones vigentes antes de configurar tus herramientas.